将要扫描的纸质文件放在复印机的扫描板上。注意要将文件放置在扫描板的正中央，并保证文件表面没有褶皱或折痕，以免影响扫描效果。
接着，打开复印机的控制面板，找到扫描功能。不同型号的复印机可能会有不同的操作界面，但一般都会有一个“扫描”或“扫描设置”按钮。点击进入扫描设置界面。
在扫描设置界面中，可以选择扫描的分辨率、颜色模式、文件格式等参数。一般来说，扫描分辨率越高，扫描出来的电子版文件越清晰，但同时也会占用更多的存储空间。颜色模式可以选择黑白或彩色，根据实际需要进行选择。文件格式可以选择pdf、jpeg等常见格式，也可以根据需要选择其他格式。
设置好参数后，点击“扫描”按钮，复印机就会开始扫描纸质文件。扫描时间的长短取决于文件的大小和扫描分辨率等参数，一般来说不会太长。
扫描完成后，复印机会自动保存扫描出来的电子版文件。一般来说，文件会保存在复印机的内部存储器中，也可以选择将文件保存到u盘或电脑中。
将保存好的电子版文件导入到电脑中，就可以进行编辑、存档或发送等操作了。使用复印机扫描纸质文件成电子版，不仅可以方便地保存和管理文件，还可以节省大量的纸张和存储空间，是一种非常实用的办公技巧。
